Регистрация /

Несколько советов на тему: «Как правильно организовать планирование рабочего времени, и, как следствие, своевременный уход с работы»

Версия для печати

По концу рабочего дня можно определить, насколько организован работник. Просто удивительно становится от того, как некоторые экземпляры умеют сэкономить собственное время. Они не опаздывают на работу, в 9.30 на планёрку приходят хорошо подготовленными, всегда в курсе того, где, когда и с кем они будут обедать, какова их миссия на проводимой в 15.00 конференции, и что ожидать от встречи с клиентом в 17.00. Рабочий день таких сотрудников чётко разделён на составные части, но стоит заметить, что определённого указания о времени окончания рабочего дня нет. Если вы сомневаетесь в этом, то возьмите собственный ежедневник и попытайтесь найти там какую-либо запись с пометкой «Домой!».

Несколько советов на тему: «Как правильно организовать планирование рабочего времени, и, как следствие, своевременный уход с работы»

В негодование часто приводят жалобы на продолжительный рабочий день и отсутствие оптимального баланса между профессиональными обязанностями и личной жизнью.

Всё очень просто. Дабы решить эту проблему, нужно всегда вовремя уходить домой. Но это не совсем так, вероятней всего такое решение приведёт к ещё большим неприятностям – вы уходите с работы, не выполнив до конца неотложные дела. И как итог, вы и собственная нерадивость оказываетесь неотделимы друг от друга.

Более приемлимым является вариант, когда рабочий день заканчивается в одно и то же время. При этом значительно усовершенствуется рабочий распорядок, что и повышает общую результативность собственной деятельности. Стоит присмотреться и взять во внимание семь дельных изменений, перечисленных ниже.

Первый пункт. Советы по планированию времени. Не задерживайтесь.

Ничего сложного. Приходите на работу заранее, тогда и уходить с работы можно будет вовремя. Вы никогда не задумывались над этим? Ведь пока придут остальные, вы уже успеете многое сделать. Сама атмосфера для задуманного будет идеальной: ваше внимание сосредоточено только на работе – полная тишина, телефон не отвлекает, коллеги не тараторят о просмотренном сериале за утренним чаепитием.

Другими словами, если «движение» на вашей работе начинается с 9 часов, то на работу вам стоит приходить около 7-7.30 – именно эти 1.5-2 часа будут такими же плодотворными, как и 3-3.5 часа в самый напряжённый период рабочего времени. А теперь только представьте себе, во сколько можно будет покидать рабочее место при такой сумасшедшей продуктивности.

Второй пункт. Рекомендации по планированию времени. Дверь должна быть плотно закрыта.

Главное осознавать, что ваша закрытая дверь вовсе не говорит о том, что вы нелюдимы и враждебно настроены. Это просто будет неким препятствием на пути у ваших коллег и заставит их задуматься стоит ли заходить к вам, когда они в очередной раз захотят вас потревожить. Именно общительные люди отделяют пустую суматоху от эффективной работы путём плотно закрытой двери.

Третий пункт. Рекомендации по планированию рабочего времени. Не тратьте драгоценное время на ненужные перемещения.

Некоторые личности могут не захотеть уделить даже десяти минут рабочего времени настырному коллеге, зато с радостью проведут ближайшие полтора часа на совещании, которое сулит им нового клиента или выгодный заказ. Сложно расценить такое поведение. Скорее всего, такие люди хотят просто сменить обстановку или же они уверены в том, что такие перемещения каждый день свидетельствуют о неотложности вопросов, которые обсуждаются при встрече, и повышении их важности.

Какой бы ни была действительная причина, на практике только единичные случаи нуждаются в вашем личном присутствии – в основном любые вопросы решаются по телефону.

Не стоит делать вывод, что этим мы принижаем значение личного общения. Однако ситуации отчаянной спешки, в момент, когда горят сроки и решения принимать нужно незамедлительно, знакомы каждому. Даже в таких случаях нужно всё хорошенько взвесить и решить пару-тройку вопросов по телефону, тем самым сэкономив себе огромное количество рабочих часов.

Четвёртый пункт. Рекомендации по планированию рабочего времени. Неплохо бы найти себе заместителя.

Очень часто огромное количество времени тратится неоправданно, и только потому, что человек не имеет отличного помощника, разделившего с ним рабочую нагрузку, а в случае необходимости смог бы и руководить. Часто некоторые граждане считают себя незаменимыми и свою работу не готовы доверить кому-либо, а собираясь в отпуск, хотя бы на 2 недели, сидят в офисе до полуночи без всяких выходных, а всё для того, чтобы до отъезда закончить все дела. О, ситуация знакома?

Вот такой подход вовсе неэффективен. Надо помнить, что незаменимых людей не существует и всегда найдётся тот, кто выполнить вашу работу ничем не хуже вас. К тому же, многие не хотят признавать тот факт, что они нуждаются в заместителе или даже не стараются его отыскать. Заместитель в данной ситуации – это товарищ, который всегда сможет подставить в нужный момент своё плечо или во время вашего отсутствия просто вас заменить.

Такую кандидатуру намного проблематичней найти, нежели просто скинуть на другого человека какую-то часть своих обязанностей. Но и такой метод поможет сэкономить такое необходимое время: внутри коллектива создаются партнёрские отношения, выгода от которых – это свободное время.

Пятый пункт. Рекомендации по планированию рабочего времени. Учтите то, что вы можете ещё лучше выполнять свои обязанности.

Зачастую люди не до конца осознают, что работа, которую делаешь не впервые, выполняется намного лучше. И, тем не менее, они тратят такое же количество времени на выполнение определённых задач, которые уже можно выполнить гораздо быстрей. Ведь повышение результативности является следствием накопленного опыта.

Поразительно, но есть и такие граждане, которые попросту не осознают тех преимуществ, которые дает им опыт и возраст. Интенсивность выполнения задач остается у таких сотрудников на уровне пятилетней давности, как будто время не движется вперёд и накопленный опыт ни на что не влияет.

Если работа выполняется постоянно, то с каждым разом она должна быть эффективней, то есть выполняться быстрее, в более сжатые сроки. Такой принцип нужно ставить во главе проведения переговоров и совещаний, написания писем. Если у вас так не получается, то вы находитесь в плену самообмана, который автоматически продлевает ваш рабочий день.

Шестой пункт. Рекомендации по планированию рабочего времени. Работа – это место для работы.

Здесь главное запомнить, что основная проблема того, что работа не выполняется вовремя – это простая несобранность, множество отвлекающих факторов. И вроде как для выполнения своих должностных обязанностей просто нет времени – одно название остается от работы. Не отвлекайтесь! На работе нужно работать.

Седьмой пункт. Рекомендации по планированию рабочего времени. Не отвлекайтесь на мелочи.

Вспомните, бывало ли так, что вы предлагали какие-то дельные замечания, по вашему мнению, а начальство в очередной раз просило вас проверить их на целесообразность?! Руководство хотело иметь информацию о количестве привлеченных партнеров, сроках исполнения проекта и, как же без этого, о планируемой прибыли. Давая ответы на такие вопросы вы постепенно осознавали то, что затраты и впрямь слишком велики, а прибыль вовсе незначительна.

Начальство на то и начальство, оно и существует для того, чтобы принимать решения о дальнейшей судьбе проекта. Одновременно с этим они наталкивают подчиненных на мысль, что затраченные усилия, время и материальные ресурсы должны окупиться. Любая идея, которая нуждается в ощутимых затратах, должна при ее реализации не только окупиться, но и принести весомую прибыль.

Аналогичный закон действует и в отношении личного времени. Люди, успевающие осуществить задуманное вовремя, в том числе и своевременный уход с работы, никогда не станут хвататься за каждый новый контракт или новую идею. Они смогут отличить и отказаться от работы, если овчинка выделки не стоит. И страх перед трудностями здесь абсолютно ни при чем. Такие люди отступают тогда, когда видят непродуктивность затрачиваемых сил.

В бизнесе просто необходимо уметь распознавать тупиковые проекты и иметь силы от них отказаться. Рабочий день будет заканчиваться вовремя только после того, как вы приобретете данный навык.

Восьмой пункт. Рекомендации по планированию рабочего времени. На незначительные дела стоит обратить пристальное внимание.

Итак, наша жизнь протекает на огромных скоростях. Окружающий мир меняется день ото дня и мы, естественно, просто обязаны успевать в таком бешеном ритме выполнять повседневные задания, не отставая от времени. Нижеперечисленные советы помогут вам в этом нелёгком деле.

Все вопросы сразу улаживайте по телефону

Большинство людей не спешат с ответом, когда этот ответ нужно дать по телефону. А в нашем современном мире нельзя заминаться ни на минуту, то есть откладывать решение данного вопроса на потом, оставляя тем самым звонившего без ответа. Самый правильный ответ – это незамедлительный ответ. Помните одно: пока вы откладываете его на потом, информация, выдаваемая вами позже, может быть уже неактуальной, и вы автоматически прослывете безответственным, потеряете свою значимость.

Не откладывайте звонок на завтра

Как и в любом деле, так и в работе с клиентами, очень важно перезвонить в тот же день. Такое поведение продемонстрирует всем вашу ответственность, оперативность и даст понять другим, что вы цените их и заботитесь о них. Своевременный звонок клиенту снимет с вас необходимость постоянно думать об этой проблеме, и позволит вашу энергию направить в нужное русло, на решение массы других вопросов.

По телефону долго не разговаривать

Этот совет косвенно связан с предыдущим. Ограничивая свои телефонные разговоры пятью минутами, вы ускорите темп своей работы и сэкономите время на другие звонки. Ваше поведение станет примером для окружающих, они будут стараться не отставать от вас.

Ещё такой момент: лучше звонить самим, чем принимать звонки, таким образом, опередив «чужие звонки». Это поможет также упорядочить ваш рабочий день.

Не стесняйтесь и не бойтесь отказывать

Встречаются в нашей среде те, кто просто не может отказать в помощи, они 24 часа в сутки готовы вам помогать, без всяких колебаний оказывать услуги. И здесь ничего плохого быть не может, любая фирма будет рада иметь в своем штате подобных отзывчивых сотрудников.

Но такая услужливость может сыграть злую шутку. Как показывает практика, такие безотказные работники являются самыми несобранными, они попросту не имеют понятия о своих должностных обязанностях и границе, где заканчиваются их полномочия. А коллеги, в свою очередь, нагружают их всё новой и новой работой. На ком остановится ваш выбор? На том, кто постоянно соглашается, или на том, кто может ответить отказом?

Если решили извиниться – не оттягивайте этот момент

Как ни странно, но многие люди не могут сразу признать собственную ошибку. А новички и вовсе не сомневаются в своей правоте. Но когда они начинают понимать, что совершена ошибка, то и тогда не особо спешат ее исправить, откладывают это на потом, ждут наиболее выгодного момента, ради того, чтобы процедура извинений прошла для них как можно мягче. А в это время обиженный человек остается со своим уязвленным самолюбием один на один. Помните, что чем дольше вы оттягиваете момент извинений, тем больше накапливается у обиженных отрицательных эмоций.

Свою неправоту нужно признавать всегда. Если вы обидели кого-то, просто попросите прощения и чем быстрее это произойдет, тем быстрее можно будет идти вперед.

Не затягивайте с обедом

Основная масса деловых людей на сегодняшний день ценят лишь социальную сторону обеда, а никак не гастрономическую. Они наслаждаются теплотой атмосферы хорошего ресторана, дружеским тоном беседы, возможностью продолжить знакомство и в дальнейшем развивать отношения в бизнесе. Сама еда никому не нужна.

Прислушайтесь к опыту: обедайте быстрей. Не стоит тратить два часа на то, что можно решить за какие-то полчаса-час.

Совещание нужно сократить

Различные мероприятия, в том числе и совещания, требуют времени. И если есть возможность сокращения телефонных переговоров и обеденного перерыва, то и сокращение времени на совещания такая же реальность. Проведите его быстрей, и никто не станет вас за это осуждать.

Не медлите, приступайте к работе

Решение принято и теперь его нужно воплотить в жизнь. На это просто необходимо время, и это не требует доказательств. Между этими двумя событиями, обычно, проходит 3-4 недели, и только спустя этот период кто-то начинает браться за его реализацию. Аналогичная задержка бывает и при ответе на вопрос. На начальство отличное впечатление произведет немедленное выполнение принятого решения, руководители будут приятно удивлены такой исполнительностью.

Благодарность не требует отлагательств

Такое правило: если вы надолго откладываете слова благодарности, то и впечатление от такой благодарности будет со временем меркнуть. Другими словами, откладывая на долгое время слова признательности, вы произведете не такое сильное впечатление, как если бы вы сказали их сразу. А в отдельных случаях, по прошествии уж очень долгого времени, бывает целесообразней вообще не говорить о благодарности. Таким образом, не затягивайте, благодарите как можно скорее.

Помните, что и 90% – вполне достаточно

На выполнение задания вам нужно 2 дня, хотя работы всего на один? Один день вы берёте для усовершенствования выполненного? Большинство работников старается выполнить поставленную задачу на все 100%, а ведь на практике достаточно и 90%.

В бизнесе действует такое правило: непреодолимое стремление к совершенству в работе порой оборачивается лишними тратами времени, некоторые обходятся днями, а некоторые неделями. Задумайтесь, ведь лучше, например, разобрать 100 писем и выложиться в работе на 90%, чем на 100% разобрать 90 писем. Лучше пропустить десять вопросов, чем не ответить сотне людей. Отшлифовка докладной записки до бриллиантового блеска выглядит, по крайней мере, смешно.

Краткость в отчетах – «сестра таланта»

Краткие и лаконичные ответы, без лишней воды, будут полезны всем: и для того, кто их составляет, и для того, кто их читает. В этой ситуации экономится время одновременно двух сторон!

Игорь Кисилев


Последние отзывы (0)