Регистрация /

Отправляем знак свыше! или Как вежливо напомнить адресату о его обязательствах?

Версия для печати

Деловое общение предполагает постоянное балансирование между тактичностью и настойчивостью, жесткостью и уважением к партнеру. Деловая переписка — это разновидность коммуникации и в то же время способ воздействия на партнера либо клиента.  

Отправляем знак свыше! или Как вежливо напомнить адресату о его обязательствах?

Нередко возникают такие вопросы: «Как поступить, если партнер не выполняет своих обязательств?», «Как напомнить о событии, которое важно для Вас, но при этом не показаться слишком навязчивым?»

Этика делового общения позволяет сделать это с помощью письма-напоминания. В нем можно прямо и в ненавязчивой форме напомнить о невыполненном обещании или обязательстве, предупредить о последствиях их невыполнения, побудить адресата к действию.

Поводов для написания напоминаний может быть много, и они могут быть как приятными, так и не очень. Чаще всего напоминают:

  • об устных договоренностях;
  • об обязательствах, прописанных в деловой документации (долге, сроках оплаты, сроках поставки и т.д.);
  • о событиях, в которых адресат должен принимать участие (выставки, ярмарки, совещания, конференции и прочие мероприятия);
  • об условиях, прописанных в деловой документации.

Главной целью таких писем является информирование и напоминание, в некоторых случаях просьба, связанная с общими интересами. Конечно, нельзя говорить об универсальном шаблоне написания писем-напоминаний, но выделим наиболее характерные составляющие таких писем. 

Составляющие письма-напоминания:

1. Обращаемся к адресату. 
2. Озвучиваем проблему и ее последствия. 
3. Апеллируем к памяти адресата указанием даты, номера и названия. документа, в котором были прописаны обязательства сторон. 
4. Цитируем интересующие нас пункты. 
5. Напоминаем о сроках. 
6. Просим выполнить условия договора в указанные сроки.
7. Информируем об основных последствиях, которые последуют за невыполнением обязательств. 
8. Напоминаем о хороших сторонах сотрудничества и выражаем надежды на устранение неприятного временного явления. 
9. Надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество. 
10. Подпись.

деловое письмо, деловая переписка, напоминание, язык делового письма


В зависимости от каждого конкретного случая какие-то пункты могут сокращаться или опускаться, но важно помнить о том, что адресату следует только напомнить условия, но ни в коем случае не угрожать, не запугивать, не уничтожать. Получив такое письмо, адресат должен вспомнить о своих обязательствах и захотеть не подвести своего делового партнера, заботящегося о соблюдении условий договора и благополучии компаньона.

При написании напоминаний язык делового письма предлагает такие шаблонные фразы:

Напоминаем Вам…
Ставим Вас в известность …
Обращаем Ваше внимание… 
Считаем необходимым напомнить Вам…
Уведомляем Вас… 
Считаем необходимым уведомить Вас…

На практике случается так, что приходится напоминать о чем-то не один, а несколько раз. В таких случаях уместно употреблять более жесткие формулировки: 

Убедительно/настоятельно просим…
Требуем от Вас … 
Мы настаиваем…

Письмо-напоминание желательно оформлять на фирменном бланке организации. Это придает письму более официальный тон и располагает к серьезному и ответственному диалогу. Кроме того, письмо-напоминание, выполненное на фирменном бланке организации, может быть и юридическим документом — «Мы же напомнили Вам, даже если вы забыли, а потом пеняйте на себя».

Будьте доброжелательны к адресату, относитесь с пониманием к его обстоятельствам, уважайте его, тогда и адресат будет относиться к вам так же.

Удачи Вам и исполнительных партнеров и компаньонов!

Валентина Коренная

-
Тренинг по деловой переписке-Отправляете сотни коммерческих предложений, просьб и других деловых писем каждый день, но не добиваетесь своим посланием нужного результата? Не знаете как ненавязчиво и вежливо напомнить адресату о его обязательствах? Тогда Вам непременно поможет онлайн-тренинг «Навыки делового письма»! Вы можете пройти его в любое удобное время по адресу.--
-


Последние отзывы (0)