Регистрация /

Как избежать последней капли, или Внимание к мелочам в деловом письме

Версия для печати

Практически каждый, кто пишет письмо деловому партнеру, хочет, чтобы его поняли и приняли. А как сложно писать письма в щекотливых ситуациях, когда каждая мелочь может перечеркнуть все старания! Как достичь желаемых результатов?

Как избежать последней капли, или Внимание к мелочам в деловом письме

Предварительная подготовка

Продумывание содержания письма является обязательным для всех видов писем. От того, насколько продуманным будет письмо, зависят и реакция на него, и процесс составления, и выбор стратегии влияния на адресата. Чтобы максимально эффективно подготовить письмо, следует ответить на такие вопросы:

1. Кому пишем?

А) Чем занимается компания?

Б) Знакомы ли вы с человеком, которому отправляете письмо?

В) В каких вы с ним отношениях?

Г) Что вы знаете о человеке (личные качества, отношение к работе, слабости т.д.)

2. С какой целью?

А) Какова цель нашего письма? (попросить, тактично отказать, предложить, извиниться, предъявить претензию и т.д.).

Б) В чем мы хотим убедить адресата?

В) Какого результата от этого письма мы ожидаем?

3. От чего будет зависеть содержание письма?

А) Какие факты и аргументы следует изложить?

Б) На чем следует акцентировать внимание?

В) В чем предположительная заинтересованность адресата по данному вопросу?

Г) Каков наш собственный интерес по данному вопросу?

Д) Насколько велики расхождения интересов?

Е) Что нам нужно сделать для достижения консенсуса? (переубедить, склонить на свою сторону, найти компромисс и т.д.)

Составление письма

Ответив на эти вопросы и собрав необходимую информацию, нужно выстроить композицию и написать текст письма. При написании полезно обращать внимание на формулировки и нюансы звучания, чтобы, с одной стороны, быть убедительными, а с другой, не наступить на больной мозоль адресата.

Анализ написанного

Когда текст написан и проведено первичное редактирование, нелишним будет провести анализ написанного с позиции адресата. Именно при таком чтении выявляются шероховатости и ляпы, которых очень желательно избегать.

Редактирование

Последний этап – редактирование. Устраняются опечатки и ошибки, нежелательные формулировки, выявленные ляпы. И наконец, текст оформляется в соответствии с требованиями официального письма.

Пишите письма и помните, что мелочей не бывает!

Валентина Коренная

Отправляете сотни коммерческих предложений, просьб и других деловых писем каждый день, но не добиваетесь своим посланием нужного результата? Не знаете как ненавязчиво и вежливо напомнить адресату о его обязательствах? Тогда Вам непременно поможет онлайн тренинг «Навыки делового письма»! Вы можете пройти его в любое удобное время по адресу: http://www.mental-skills.ru/training/29/.

Материалы сайта mental-skills.ru, в том числе и этот, являются интеллектуальной собственностью авторов и охраняются законом об авторском праве. Вы можете полностью использовать материалы данной статьи с условием обязательного размещения активной гипертекстовой ссылки на http://www.mental-skills.ru/.


Последние отзывы (0)