Регистрация /

О чем не догадывался Шерлок Холмс, или Изложение в деловом письме

Версия для печати

Хорошо развитые навыки делового письма — это залог построения надежных партнерских отношений. Деловое письмо на английском языке и русское деловое письмо имеют существенные различия в стиле написания, употреблении клише и штампов. Тем не менее, можно говорить о неотъемлемой составляющей эффективного написания любого делового письма. Это грамотная организация информации с учетом особенностей ее восприятия и силы влияния, оказываемой на адресата. 

О чем не догадывался Шерлок Холмс, или Изложение в деловом письме

Существуют всего две формы логической взаимосвязи — индукция и дедукция. Обе формы основаны на принципе иерархичного соподчинения.

Дедукция — это такое иерархическое соподчинение, при котором от общих положений логическим путем переходят к частным, т.е. это иерархия от общего к частному. Индукция — это процесс логического вывода на основе перехода от частного положения к общему через некоторые фактические и психологические представления.

Применение одного из этих способов организации информации в деловом письме может привести к разным результатам. Даже в пределах одного письма можно «задавить» адресата аргументами, а можно подвести его к единственно правильному выводу, который он сделает самостоятельно.

Выбор того или иного способа изложения зависит от целей письма. Причем на разных уровнях текста могут быть применены разные способы логической организации. То есть на уровне текста письмо может быть построено по законам индукции, однако на уровне абзаца может использоваться дедукция.

Индуктивный метод — изложение отдельных фактов, которые должны подвести читателя к определенному выводу. Особенность этого метода в том, что подбираются такие факты и выстраиваются в такой последовательности, чтобы вывод сам родился в голове адресата, подобно озарению. Этот метод наиболее оправдан, когда нужно кого-то в чем-то убедить. Чаще всего в деловом письме индуктивный метод применяется на уровне общего текста в письмах с напоминанием, просьбой или отказом.

Почему именно в этих письмах? Это письма, которые убеждают не столько за счет подбора фактов, сколько за счет воздействия на чувства адресата. В самом начале статьи было сказано, что большинство популярных песен построены по законам индукции. Каждая отдельная фраза, как бусинка, нанизывается на логическую нить песни, создавая штрих в общем настроении, создавая уникальное ожерелье чувств и эмоций. Хорошая песня трогает нас до глубины души. Даже деловые письма вышеперечисленных видов должны, подобно песне, воздействовать на определенные чувства, чтобы достичь поставленной цели.

Например, напоминая о чем-то, лучше вначале упомянуть об условиях и договоренностях, затем сослаться на конкретные пункты договора и только затем изложить суть напоминания. Такая стратегия позволит адресату восстановить в памяти события, а не воспринимать жесткое напоминание «в штыки», более того, перечисленные факты могут вызвать чувства страха или стыда у адресата.

Что касается изложения в письмах с просьбой, то дедуктивный метод здесь следует использовать только на уровне абзаца. Каждый абзац должен начинаться с основной мысли, которую мы детализируем. При этом текст письма должен плавно перетекать от частной возможности адресата реализовать какие-то свои потребности к значимости просьбы и только потом к изложению ее сути. Таким образом мы создаем адресату условия для осознания значимости просьбы и возможных последствий отказа.

Отказ также требует обоснования. Расположив обоснование после четко сформулированного отказа, мы рискуем тем, что нас поймут неправильно, а письмо не дочитают. По этой причине тактика изложения от частного к общему наиболее выигрышна.

Дедукция — это наиболее распространенный способ организации фактов. Мы считаем, что дедуктивный способ изложения помогает воспринимать информацию в таких видах писем: в большинстве деловых писем, несущих в себе информацию, в том числе и в письмах-претензиях, и письмах с признанием вины. В этих письмах нет смысла ходить вокруг да около, а начинать нужно с главного, детализируя в ходе письма это главное.

Мы знакомим адресата с основной мыслью, обосновываем ее и затем уже детализируем. Начиная всегда с главного, важно правильно определить, что сделать ключевой целью письма. В убеждающих письмах эффективность письма возрастет, если цель письма учитывает интересы адресата.

scheme___.png

Мы ответственны за то, как читатель воспримет излагаемую нами информацию и какой образ у него сформируется. Мы можем либо облегчить процесс восприятия и обработки информации, либо усложнить его; создать ложный образ и не получить ничего, либо достичь желаемого, правильно изложив информацию.

Располагая информацию от общего к частному, мы знакомим адресата со своей позицией, а затем обосновываем ее. Психолингвисты доказали, что, с точки зрения логики, наиболее убедительными являются тексты, построенные по принципу дедукции. Однако, когда нужно воздействовать на чувства, убедительнее структура, соответствующая индуктивному методу.

Валентина Коренная


Отправляете сотни коммерческих предложений, просьб и других деловых писем каждый день, но не добиваетесь своим посланием нужного результата? Не знаете как ненавязчиво и вежливо напомнить адресату о его обязательствах? Тогда Вам непременно поможет онлайн тренинг «Навыки делового письма»! Вы можете пройти его в любое удобное время по адресу:http://www.mental-skills.ru/training/29/.


Последние отзывы (0)