Регистрация /

Рабочие совещания: экономия или пустая трата времени?

Версия для печати

Казалось бы, результатом рабочих собраний должны быть экономия рабочего времени за счет повышения координированности работы сотрудников или подразделений компании, обеспечения оперативного обмена информацией. Однако, как показывает практика, чтобы совещания были эффективными, нужно избегать некоторых распространенных ошибок.

Рабочие совещания: экономия или пустая трата времени?

1. Не проводите совещание только потому, что они запланированы в рабочем графике.

В газете «Wall Street Journal» были опубликованы данные о том, сколько рабочего времени отнимают совещания у сотрудников руководящего звена. К примеру, исполнительный директор тратит на совещания 23 часа в неделю, менеджеры среднего звена — 11 часов в неделю. В среднем у сотрудник в неделю тратит на совещания 15 часов, при том, что средняя продолжительность рабочего времени за неделю составляет 45 часов. Над этими данными стоит задуматься. Если треть рабочего времени уходит на совещания, то либо они должны быть максимально продуктивны, либо часть этого времени необходимо сократить.

К примеру, в некоторых компаниях существует традиция проведения ежедневных оперативок с обсуждением итогов каждого дня. Всегда ли это оправданно? Если такие совещания нужны только для того, чтобы исполнительный директор получил информацию к размышлению от руководителей всех отделов, может, стоит заменить их ежедневными отчетами, присылаемыми по электронной почте?

2. Не приглашайте на совещание лишних участников.

Аналогично проблеме запланированных совещаний существует и проблема обязательного участия в совещании всех ключевых сотрудников компании. Но если на повестке дня решение вопроса с отгрузкой товара, то зачем при этом присутствовать сотрудникам рекламного отдела?

Поэтому, планируя совещание, избегайте присутствия на нем тех людей, которые не задействованы в непосредственном решении проблемы.

3. Избегайте «сюрпризов».

Собирая совещание, не просто оповестите о нем сотрудников, но и четко укажите тему, число и суть рассматриваемых вопросов, подготовьте свое выступление и попросите сотрудников также прийти подготовленными — представить необходимые отчеты, статистику, факты, свое видение вопроса. Иначе, если сотрудник окажется захваченным врасплох поставленным вопросом, он может сразу не предоставить необходимые данные и не успеть обдумать ситуацию. А это опять же — время, потраченное на лишние разговоры, обсуждения, эмоциональные реакции.

4. Правильно выбирайте время совещания.

Однозначно, по понятным причинам, не стоит проводить совещание в понедельник утром и в пятницу вечером. Также не стоит использовать для этого послеобеденное время. Оптимальным является конец рабочего дня. При этом старайтесь, чтобы на повестке дня было не более одного вопроса. Если есть необходимость рассмотреть несколько вопросов, устраивайте перерывы между совещаниями. Помните, что человек способен воспринимать информацию, не отвлекаясь, не более 20 минут.

5. Избегайте «разбора полетов».

Совещание должно создавать у сотрудника конструктивный настрой. Если же он идет на него как на публичную казнь, ничего хорошего ждать не приходится. Если речь идет о допущенных ошибках, то они должны рассматриваться в том ключе, как найти правильный выход из ситуации, что нужно сделать, чтобы в будущем предотвратить появление аналогичных проблем. Избегайте искать виноватых. Если нужно сделать замечание отдельному сотруднику, лучше чтобы это происходило наедине, в личной беседе.

6. Есть совещания, которые стоят дополнительно потраченного времени.

Все предыдущие советы касались того, как сэкономить время, потраченное на совещания. Однако существуют виды совещаний, на подготовку и проведение которых времени жалеть не стоит. К примеру, ежегодный отчет о проделанной работе. Здесь очень важен творческий подход — например, слайд-презентация, подготовленная каждым отделом, церемония произнесения благодарности и награждения лучших сотрудников, доклад главы компании о перспективах и планах на будущее. Если для такого совещания будет выбрана неформальная обстановка — выезд на природу, конференц-зал с музыкальным сопровождением и фуршетом, такое собрание станет настоящим праздником для сотрудников.

Наталья Мягкова


Последние отзывы (0)