Регистрация /

Важное усовершенствование в области эффективного делового письма: работаем над образом

Версия для печати

Представьте, что вы получили деловое письмо от партнера с довольно выгодным предложением. Оно написано по всем правилам и канонам, с хорошо продуманной тактикой убеждения и мощными аргументами. Вы уже почти согласились, но какая-то неуловимая мелочь помешала принять предложение и написать утвердительный ответ. Что это за мелочь? Какая-то безликость, которая привела к заключению: «Не внушает оно мне доверия».

А что если в этой статье мы раскроем секрет того, что именно делает деловое письмо не только убедительным, но и эффективным? 

Важное усовершенствование в области эффективного делового письма: работаем над образом

Решающими обычно бывают мелочи. Одной из таких мелочей является образ автора письма. О нем мало кто задумывается при написании письма, но от этого во многом зависит конечный результат. Вам, наверное, интересно узнать больше о такой важной детали.

Образ автора письма — это тот образ, который возникает перед получателем при чтении. Следует понимать и учитывать, что получатель не знает нас лично и не представляет, каким на самом деле является человек, написавший письмо: добрый он или злой, справедливый или нет, ищет ли он собственную выгоду в конкретной ситуации. Все, что узнает о вас получатель, — он извлечет исключительно из текста письма, и только от вас зависит, каким будет отношение адресата к вам.

Если вы внимательно посмотрите на письма, которые получаете от клиентов и партнеров, то заметите, что все они оставляют о себе разные впечатления. Одни вызывают симпатию, а другие — откровенно отталкивают. И это существенно влияет на решение по тому или иному письму. Все дело в образе автора.

Что же дает образ в деловом письме?

  • Образ — важный стратегический ход. От того, насколько продуман образ автора письма, т.е. отправителя, а соответственно и его тактика убеждения, зависит решение по главному вопросу письма.

  • Образ «оживляет» письмо. Образ живого человека с реальными проблемами, а не формальная записка для регистрации, часто заставляет адресата искать решение проблемы.

  • Образ в письме позволяет влиять на адресата на психоэмоциональном уровне.

Как видите, образ автора письма позволяет создавать необходимые коннотации в тексте, расставлять нужные акценты и таким образом влиять на адресата. Согласитесь, это уже не мелочь.

Вам будет полезно узнать, что психологи выделили пять категорий, которым трудно отказать:

1) влиятельные люди — «сильные мира сего»;

2) близкие или знакомые — «кореша» :);

3) люди, которые вызывают сочувствие, — «жертва», «страждущий»;

4) люди, в которых мы действительно нуждаемся, — «спаситель», «палочка-выручалочка»;

5) те, кто сумел заинтересовать, обратить на себя внимание — «интриган», «выскочка», «белая ворона».

Зная это, вы можете выбрать стратегию психоэмоционального воздействия на адресата, тактику убеждения и использовать эти знания в личных интересах.

За счет чего создается образ в письме? Образ автора в письме — явление комплексное, но для его создания есть свои инструменты. Он создается с помощью, на первый взгляд, незначительных деталей, которые вместе создают впечатление адресата об авторе письма. К ним относятся:

1) лид-абзац;

2) этикетные формы;

3) языковые обороты и стиль;

4) тактика убеждения;

5) структурированность и оформление.

Предлагаем вам рассмотреть эти инструменты более подробно. Первым и, наверное, основным элементом в создании образа является так называемый лид-абзац. Это самый первый абзац, который предшествует вступлению, в некотором смысле это пролог. Если во введении мы излагаем получателю суть вопроса, то лид-абзац знакомит читателя с автором письма. Здесь можно написать о личном знакомстве или о том, почему, по чьей рекомендации вы обращаетесь за помощью именно к этому человеку. В этой части — самое место комплиментам, похвалам и благодарностям в адрес получателя. Именно они позволяют подготовить благоприятную почву для восприятия вашей проблемы. 

Возможно, вам знакома ситуация, когда вы встречаете малознакомого человека, который слышал от кого-то о вашей осведомленности в некоторых вопросах. Он начинает диалог с вами: «Здравствуйте! У меня есть к вам вопрос». И похожая ситуация, с единственным отличием, что человек начинает диалог так: «Здравствуйте! От многих жителей дома я слышал слова благодарности в Ваш адрес. Можете ли Вы помочь мне в решении такого-то вопроса?». Кто вызовет у вас наибольшую симпатию? Кому бы вы уделили немного времени? Мой личный опрос показал, что второй вариант более располагает к беседе.

Так же дело обстоит и с письмом. Вы чаще всего отправляете письма незнакомым людям, поэтому необходимо настроить адресата на конструктивное восприятие вашей проблемы, а образ вежливого и тактичного человека подходит для этого как нельзя лучше.

Позволим себе обратить ваше внимание на то, что в лид-абзаце не только происходит знакомство, но и формируется основной образ автора письма. В этой части следует писать об адресате, а не о себе. Не ленитесь и не скупитесь на комплименты по поводу профессионализма адресата. Это всегда подкупает.

Что касается тактики убеждения, то она может быть незаметной, но хорошо продуманной, или непродуманной, а также ее может и вовсе не быть. Конечно же, хорошо продуманная тактика убеждения влияет на адресата, поэтому ему сложнее отказать или игнорировать такое письмо. Кроме того, тактика убеждения добавляет к образу такую черту, как мудрость.

Предлагаем вам краткую характеристику видов тактики.

1. Тактика указания причины. Объяснение причины, почему вы обращаетесь к адресату, почему он должен именно вам помочь, почему должен согласиться с вами, работает убедительно.

2. Тактика повторения. Свое предложение, просьбу, призыв к действию рекомендуется повторить в нескольких местах письма по-разному. Это действует очень эффективно.

3. Тактика предположения. Она не всегда уместна, но в некоторых случаях может быть полезна и в деловой переписке. Высказывая предположение, вы заставляете адресата думать именно об этом и искать возможные варианты реализации предположения.

4. Тактика утверждения. Это использование утвердительных предложений, которые создают эффект, когда адресат не сомневается в истинности ваших утверждений.

Как вы уже догадались, хорошо продуманная тактика убеждения комбинирует эти и другие приемы, чтобы достичь максимального эффекта. При этом нужно заметить, что обязательно следует постараться, чтобы все эти приемы были невыраженными и не бросались в глаза, тогда письмо будет эффективным.

Следующий элемент, который дополняет и завершает образ автора, это структурированность и оформление письма. Это тема довольно сложная и обширная. Она требует отдельного рассмотрения. Однако, как бы банально это ни звучало, но четкое деление мыслей на абзацы, точность оформления, отсутствие ошибок всегда поднимают рейтинг и вызывают уважение. Не пытайтесь сократить размер письма, уменьшая размера шрифта и отступов. Позаботьтесь о том, чтобы получателю было легко и удобно его читать. Лучше удалите лишнее, потому что краткость — сестра таланта.

Прочитав статью, вы, наверняка, согласитесь, что создание образа автора в письме — это сложная стратегия, от которой зависит конечный результат. Думайте и работайте над ним, и вы вскоре почувствуете, как плоды вашей кропотливой работы начнут вас приятно удивлять.

Валентина Коренная

 

-
Тренинг по деловой переписке-Отправляете сотни коммерческих предложений, просьб и других деловых писем каждый день, но не добиваетесь своим посланием нужного результата? Не знаете как ненавязчиво и вежливо напомнить адресату о его обязательствах? Тогда Вам непременно поможет онлайн-тренинг «Навыки делового письма»! Вы можете пройти его в любое удобное время по адресу.--
-


Последние отзывы (0)