Регистрация /

Как правильно начать деловое письмо?

Версия для печати

При написании делового послания незнакомому человеку всегда возникает вопрос «С чего начать письмо?» Начните с лид-абзаца — мощного инструмента по созданию нужного образа, задающего тон всему письму.

как начать деловое письмо

Ранее мы уже говорили о том, что образ в деловом письме зачастую является решающим при принятии адресатом некоего решения. Из этой статьи вы узнаете, как эффективно использовать лид-абзац для создания образа в письме.

Лид-абзац — это первый абзац, предшествующий введению и последующему тексту. Он формирует первое впечатление и создает образ. Все остальные элементы дополняют общую картину.

Известно, что сложнее всего отказывать влиятельным людям, тем, кто нуждается в помощи и тем, кто вызывает симпатию.

Чтобы использовать силу образа влиятельного человека следует для начала заручиться поддержкой такого человека хотя бы в устной, а еще лучше в письменной форме. Будет замечательно, если известный и влиятельный человек является еще и компетентным специалистом в нужной области. При правильной подаче эффект будет возрастать пропорционально известности имени.

Если лично вы не принадлежите к касте известных и влиятельных людей, то единственная возможность воспользоваться этим образом — сослаться на их поддержку в решении определенных вопросов. Этот образ будет работать эффективнее, если использовать его в повторном письме, ссылаясь на предыдущее.

Например: «В письме № ХХ от ХХ.ХХ.ХХХХ мы обращались к Вам с вопросом ____. В ответе Вы отказали в решении нашего вопроса, поэтому мы были вынуждены обратиться за консультацией/помощью к имя влиятельного человека — известному специалисту в области ____. Его выводы были зафиксированы в письме № Х от ХХ.ХХ.ХХХХ. В нем имя влиятельного человека ссылается на такие нормативные документы: перечисление документов, статей и законов, которые обязуют Вас решать вопросы, подобные нашему. Имя влиятельного человека отмечает, что в случае невыполнения предписаний исполнительными службами гражданин имеет право обратиться в суд».

Вам может показаться, что это письмо является довольно холодным и жестким, однако вас протежирует влиятельный человек, который компетентен в определенных вопросах, так что именно этот тон производит должный эффект. Адресату будет труднее отказать вам, так как это может повлечь за собой некоторые, нежелательные для адресата, последствия. Таким образом, вероятность решения вопроса в вашу пользу возрастает в несколько раз.

Еще один вариант использования образа влиятельного человека — более либеральный: вы ссылаетесь на личное знакомство с таким человеком, который рекомендует обратиться именно к адресату. Например: «____— известный специалист в сфере ____ рекомендовал Вас как человека, который может помочь в решении указываем суть проблемы. Далее необходимо сделать адресату заочный комплимент: имя влиятельного человека рассказывал, как Вы блестяще решали сложнейшие вопросы в области ____ (близкой к вашей проблеме). Именно поэтому мы обращаемся за помощью именно к Вам лично. Далее следует описать проблему и четко сформулировать просьбу».

В таком варианте письмо можно отправить и впервые. Важно, чтобы для адресата имя человека, на которого вы ссылаетесь, было не только знакомо, но и, желательно, являлось авторитетным. Авторитетные рекомендации + комплимент относительно профессионализма адресата должны сделать для него отказ, как минимум, некомфортным и необоснованным, а как максимум — невозможным. В любом случае, шансы на решение проблемы за счет такого письма значительно возрастают.

Психологи доказали, что значительное влияние на решение человека имеет общественное мнение. В связи с этим его можно использовать как инструмент убеждения, создавая образы в деловом письме. К примеру, образ человека, нуждающегося в помощи адресата, можно создать, используя силу общественного мнения. При этом можно использовать как положительные, так и отрицательные отзывы о деятельности адресата.

Мы предлагаем вам рассмотреть пример с положительными отзывами: «Прежде чем обратиться к Вам со своей проблемой, я имел возможность услышать много добрых слов благодарности в Ваш адрес от тех, кому Вы уже помогли. Разные люди характеризовали Вас как мудрого и умного профессионала с добрым сердцем и широкой душой. Учитывая это, надеюсь на Ваше понимание и помощь в решении проблемы с чем. А далее уже следует вступление и описание собственно проблемы».

Такой прием в большинстве случаев вызывает симпатию адресата и ему сложнее отказать без объективных причин или проигнорировать обращение, поскольку хорошую репутацию люди стараются беречь. Общественное мнение стоит гораздо дороже, чем это может показаться на первый взгляд. И вы можете этим воспользоваться в личных интересах.

Менее распространенным, но вместе с тем и неожиданным является прием обращения к адресату, который начинается с негативного утверждения: «От многих людей мне приходилось слышать, что чиновники ничего не делают, бездельничают и даром едят свой хлеб. Затем негативное утверждение мы опровергаем. Однако к Вам, я уверен, это не относится. Я считаю, что Вы делаете колоссальную, но практически незаметную работу. Мы делаем комплимент адресату и выражаем свое понимание, а затем уже объясняем, почему мы обратились именно к нему. Знаю, что Вы специалист в вопросах ___ и поэтому обращаюсь именно к Вам. Вы не можете не помочь, так как выбрали своей профессией помощь людям, и я верю, что Вы поможете мне. И дальше следует введение и описание проблемы». В данном случае, решающую роль должно сыграть ваше доверие к получателю как к человеку, который просто делает свою работу. Получив комплимент от вас, в котором вы выделяете именно адресата из среды «дармоедов», не каждый будет готов нарушить ваши надежды на помощь.

Вы можете спросить: «А как же вызвать симпатию у адресата?». Действительно, сложнее отказывать людям, вызывающим симпатию, но и вызвать ее с первых строк непросто. Можно использовать эффект неожиданности за счет нестандартного начала. Ход рискованный, но в случае успеха вас выделят, и вы получите желаемое.

Можно пойти и более традиционным способом, вызывая симпатию за счет комплиментов, похвал и прочих приятностей. Вызвать симпатию адресата может что угодно, поэтому прислушайтесь к себе, и вы наверняка найдете нужные слова.

Таким образом, лид-абзац задает тон всему письму. От него зависит, каким будет письмо: холодно-официальным или человечно-теплым. Уже с первых слов вы выбираете стиль и, очевидно, стратегию убеждения, болевые точки воздействия на адресата. От лид-абзаца напрямую зависит, каким вы предстанете перед адресатом.

Будьте искренни, и успех вам гарантирован!

Валентина Коренная

-
Тренинг по деловой переписке-Отправляете сотни коммерческих предложений, просьб и других деловых писем каждый день, но не добиваетесь своим посланием нужного результата? Не знаете как ненавязчиво и вежливо напомнить адресату о его обязательствах? Тогда Вам непременно поможет онлайн-тренинг «Навыки делового письма»! Вы можете пройти его в любое удобное время по адресу.--
-


Последние отзывы (0)