Регистрация /

Как написать идеальное письмо?

Версия для печати

Сегодня мы получаем большое количество писем и составляем ответы на них. Зачастую в письмах мы о чем-то просим собеседника и надеемся, что он в ответ выполнит нашу просьбу или поручение. Таким образом, если примерно посчитать, сколько же мы тратим рабочего времени на составление ответов на письма, то получим полный рабочий день. Согласитесь, что это очень много? Так как же можно сократить это время и написать идеальное письмо?

Советы по написанию идеального делового письма

Следуя следующим советам, вы научитесь писать письма быстро и грамотно и гарантированно получать ответы.

1. Пишите меньше, да лучше. Для этого, прежде чем отправить письмо, отредактируйте свой текст так, чтобы он уменьшился в два раза. Выбросьте все лишнее. Пишите кратко, но по делу. Лучше написать меньше текста, но чтобы можно было быстро и легко понять смысл.

2. Начните с самого важного. Самая важная информация в письме должна быть выделена и помещена в начале. Выделяйте цветом, или шрифтом, или и тем и другим самое важное. Например, место и время встречи, сроки исполнения задания, самое главное в письме, что надо сделать получателю и так далее.

Всегда четко указывайте в начале письма, что вы хотите от получателя. Особенно, если вы написали длинное письмо.

3. Используйте разбивку текста. Выделите несколько пунктов, параграфов, проставьте нумерацию. Необходимо, чтобы текст выглядел структурированным. Собеседнику будет гораздо проще ориентироваться в нем, и письмо не будет выглядеть громоздким.

4. Пишите адресно. Если вы хотите написать какую-либо общую информацию, то в этом случае можно прибегнуть к массовой рассылке. Но, если речь идет о просьбе или вам нужно что-то объяснить, прислать данные и так далее, лучше обращаться адресно. Получателю приятнее отвечать на письмо с его именем, чем получать общие фразы типа «коллеги, помогите разобраться». Скорее всего, коллеги просто не ответят на ваше письмо. Опыт показывает, что, если оправлять одну и ту же просьбу адресно каждому коллеге и то же самое общим письмом, то на адресное письмо ответ будет получен почти сразу же, а на массовую рассылку его можно и не дождаться. Это можно объяснить. Когда приходит письмо с обращением «коллеги», «просьба всем» и так далее, то люди зачастую думают, что ответит и поможет кто-то другой, а значит, можно просто отложить письмо.

Поэтому всегда необходимо писать адресные письма с именем. Лучше потратить чуть больше времени, но написать адресное письмо.

5. Давайте ясные и четкие заголовки. Сегодня мы привыкли бегло просматривать темы писем и читать только самые яркие и важные. Поэтому именно теме письма нужно уделить побольше времени. Пишите четко и ясно. Указывайте краткую суть письма. Если на ваше письмо не ответили в течение трех дней, то оно явно просто затерялось. Нужно стараться писать так, чтобы вам отвечали. Например, используйте заголовки: «очень важная просьба», «подтвердите встречу» и так далее. Мы не предлагаем выдумывать идеальные заголовки и темы для каждого письма, бывает, что достаточно просто нажать «Отправить». Но если это действительно важное письмо, то лучше подумать подольше, чтобы точно получить нужный вам ответ.

6. Не отправляйте важные письма вечером в пятницу. Почему? Ответ прост: в понедельник они будут в самом конце списка. Лучше составить текст письма в пятницу, а отправить утром в понедельник. Тогда оно точно будет прочитано в первую очередь.

7. Помните о том, что многие ваши получатели крайне занятые люди. Особенно, если вы пишите руководству или человеку на руководящем посту.

Используйте через пару дней письмо-напоминание. Типа «прощу прощение за повторное письмо, я не хотел бы выглядеть навязчивым, но я надеюсь, у вас найдется пару минут, чтобы ...». В целом, можно отправить и третье напоминание. Чем выше у адресата должность, тем меньше времени остается на ответы на письма, и он просто может забыть ответить. Не потому, что он не хочет отвечать, а просто потому что, чтобы ответить всем он должен был бы просто не уходить с работы.

И напоследок еще один совет. Если вы не знаете иностранный язык, а вам необходимо ответить иностранцу, то лучше напишите свой текст на русском и попросите переводчика его перевести. Поверьте, это будет выглядеть намного лучше, чем если вы напишите не то, что хотите, а то, что можете сказать на языке получателя.

Надеемся, наши советы помогут вам писать письма быстро и эффективно. И пусть все ваши письма будут идеальными!

Больше информации о том, как написать идеальное письмо, можно получить, пройдя наш онлайн-тренинг «Навыки делового письма», обучаться на котором можно в любое удобное время.

Дмитрий Ковригин


Последние отзывы (0)