To-do or Not-to-do, или Как эффективно вести To-do-list?
To-do-list — ведение списка дел, которые нужно выполнить в течение какого-то периода времени, к примеру, дня или недели, является одним из наиболее действенных средств повышения личной эффективности. Однако в его использовании существуют свои подводные камни. К примеру, список дел может стать разновидностью прокрастинации — потратив уйму времени на выполнение второстепенных задач, Вы будете откладывать и в итоге не успеете сделать наиболее важное. Кроме того, если составить слишком плотный список дел, существует огромный риск не рассчитать время, необходимое для выполнения заданий, а также ограничить свободу маневра.
Чтобы избежать подобных проблем, лучше ограничить To-do-list тремя списками: «Сделать», «Контроль», «Позже».
«Сделать»
В этот список должны попасть все дела, которые вы должны совершить, согласно Вашим планам и обязательствам, с пометкой о сроках. Например, сдать отчет в налоговую — до конца недели, подготовить договор о сотрудничестве — завтра, собрать медицинские справки для подготовки ребенка в школу — в течение месяца и т.д.
«Контроль»
Есть много задач, выполнение которых зависит не только от нас. Мы приложили усилия для их продвижения и теперь должны ждать ответных действий партнеров или доработки проекта Вашими сотрудниками. Например, мы заказали изготовление печатной продукции, которую типография обещала изготовить через две недели. В списке «Контроль» нужно отметить дату, когда стоит позвонить типографии и убедиться, что наш заказ находится в работе, и мы получим его своевременно. Или, к примеру, в этот список могут быть занесены отчеты, которые Вы ожидаете от сотрудников за определенный период времени.
«Позже»
Как правило, у нас есть целый список неосуществленных желаний, а также дел, которые «есть не просят», но ждут, пока до них «дойдут руки». Вставить разбитое стекло в книжном шкафу, приобрести новый набор инструментов, написать рецензию на статью, прочесть книгу для общего развития и т.д. Эти задания тоже важно держать в памяти. И зафиксировав их в списке «Позже», мы приступим к их выполнению с большей долей вероятности.
Чтобы упорядочить движение событий, намеченное нами с помощью данных списков, стоит использовать систему ежедневных карточек.
To-do-list и Anti-To-do List на каждый день
Приготовьте с вечера небольшую — примерно 3 х 5 см — карточку, на одной стороне которой напишите список из трех — максимум пяти пунктов, которые вам нужно выполнить на следующий день. В течение следующего дня постарайтесь сделать задуманное. При этом на оборотной стороне карточке (Anti-To-do List) записывайте те полезные дела, которые Вам удалось совершить за день. При виде этого списка Вы испытаете удовлетворение от осознания того, что день не прошел впустую. А кроме того, если Вы сделаете ведение таких карточек привычкой, через какое-то время сможете убедиться в том, что с их помощью Вам удалось гораздо быстрее выполнить те задания из списка «Сделать», которые еще долго бы ждали своей очереди в нем.
Чтобы это занятие стало приятным ритуалом, можно завести набор ярких красивых карточек и специальную удобную небольшую ручку, которая всегда будет находиться на вашем столе, в вашей сумочке или в кармане рядом с карточкой.
Наталья Мягкова
Стараетесь соответствовать темпу жизни, но чувствуете, что упускаете что-то важное? Планируете много, но не успеваете выполнить желаемое? Наш бесплатный онлайн-тренинг «Управление временем (Тайм менеджмент)» откроет для Вас основы правильной постановки целей, планирования времени, делегирования и контроля над выполнением задач. Вы можете пройти его в любое удобное время по этому адресу. После прохождения тренинга Вы можете получить официальный сертификат об обучении!
