Содержание тренинга «Навыки делового письма»

Тренинг «Навыки делового письма» состоит из 13 уроков, составляющих четыре смысловых блоков: «Вводная часть», «Структура делового письма», «Виды деловых писем», «Способы повышения эффективности делового письма».

Блок 1. «Вводный». Знакомство с особенностями и героями тренинга. Что такое деловое письмо как его правильно писать.

Урок 1. Введение. Знакомство с особенностями тренинга. Разъяснение смысла термина «деловое письмо» и того, каким оно должно быть.

Урок 2. Принципы написания деловых писем. На практике приходится иметь дело с множеством деловых писем. Можно изучить много литературы о том, как правильно составлять тот или иной вид писем, но продолжать допускать принципиальные ошибки в их составлении. Знание принципов написания делового письма делает составление писем простым и понятным. От чего зависят текст и форма делового письма? Каковы особенности стиля делового письма? Чего не должно быть в деловом письме?

Блок 2. «Структура делового письма». Из каких частей состоит любое письмо, каких типов они бывают. Премудрости каждой части единого целого.

Урок 3. Структура делового письма. Хорошее деловое письмо должно иметь четкую структуру. Каждое деловое письмо должно содержать реквизиты адресата и адресанта, обращение, вступление, основной текст письма и заключение, подпись. Необязательными, но возможными являются такие элементы как постскриптум и приложения.

Урок 4. Вступление. Правильно начать письмо – половина успеха. Как начать письмо, чтобы удержать внимание читателя? Начать тоже можно по-разному: можно издалека, а можно сразу по существу. Как разные виды вступления влияют на восприятие информации адресатом. Вступление создает некий образ адресанта. Зачем в деловом письме создавать образ и как это сделать.

Урок 5. Основной текст. Особенности написания основного текста. Любую информацию, как и блюдо, нужно уметь преподнести. Как организовать факты, чтобы получить желаемый результат?

Урок 6. Заключение. Как закончить письмо? Как сделать заключение эффективным? Можно по-разному это сделать. В этом уроке виды заключений и их примеры.

Блок 3. «Виды деловых писем». Этот блок рассматривает наиболее часто встречающиеся на практике виды деловых писем. Классификация деловых писем произведена в соответствии с целью письма. Согласно этой классификации все деловые письма можно разделить на три категории: информирующие, убеждающие и вызывающие эмоции письма.

Урок 7. Виды деловых писем – информируем, убеждаем и вызываем эмоции. Общая классификация деловых писем. Все деловые письма можно классифицировать по разным критериям. Наиболее эффективной является классификация писем в зависимости от цели. Правильное определение цели письма – 50% успешного написания. В деловой переписке целей может быть немного: проинформировать, убедить или вызвать эмоции.

Урок 8. Информирующие письма – это категория, объединяющая деловые письма, целью которых является передача какой-либо информации адресату. К этой категории можно отнести такие виды деловых писем: информационное письмо, письмо-запрос, письмо-напоминание, письмо-подтверждение, письмо-приглашение, сопроводительное письмо. Каждому виду этой категории посвящен отдельный параграф урока.

Урок 9. Убеждающие письма. Целью убеждающих писем является влияние на адресата таким образом, чтобы он принял нашу позицию, точку зрения, правильно понял нас и сделал то, что нужно нам. К этой группе писем можно отнести: письмо с коммерческим предложением, письмо-отказ, письмо-просьба, претензия (рекламация), письмо с признанием вины, гарантийное письмо. Каждому виду убеждающих писем соответствует отдельный параграф.

Урок 10. Письма, вызывающие эмоции – это преимущественно этикетные письма. К ним традиционно относят благодарственное письмо, письмо-поздравление и письмо-соболезнование. Написание таких писем это не пустая трата времени, а стратегический ход в деловом общении. Они позволяют вызывать у адресата определенные чувства, эмоции, показать партнеру особое отношение как к человеку.

Блок 4. «Способы повышения эффективности делового письма». Мало правильно составить письмо. Для повышения эффективности письма нужно написать его понятно, уметь вычислить, как можно повлиять на адресата и грамотно оформить само письмо.

Урок 11. Влияние в деловой переписке через мотивацию.Существует беспроигрышный алгоритм составления убедительных писем – составление их по правилам продающего текста. Одним из способов влияния в деловом письме является «игра мотивом». Как пользоваться этими средствами на практике Вы узнаете из этого урока.

Урок 12. Как писать понятно. Текст состоит из предложений. Каким будет текст письма, зависит от каждого предложения. Одну и ту же мысль можно сказать по-разному. В этом уроке отрабатываем навыки, как грамотно, понятно, просто и непримитивно излагать мысли.

Урок 13. Оформление деловых писем и форматирование текста. Деловое письмо имеет строгие правила оформления. Какие они и как можно использовать разные средства оформления в деловом письме для повышения эффективности.